タスク研修が終了しました!!
こんにちは。
ラファミド八王子で世話人をしております秋山と言います。
8月は暑い日と台風の影響で雨が激しく涼しい日と極端な日が多く感じました。9月に入り、急激に秋らしい気候になって参りました。コロナも先が見えず、寒暖の差が激しいと体調もなんとなく調子が悪くなりがちですよね。ご自愛下さい。
さて、今回はタスク管理についてお話が出来ればと思います。実は仕事をするにあたって苦手な部分が出てきておりまして困っておりました。
それは…『記憶力』!! 若い時は自信があって頭の中で整理出来ていた事が、加齢や体調の良し悪しと共に「あれっ？」「あっ、そうだ! 忘れてた…（汗）」なんて事が増えて参りましてブツブツと独り言が多くなって…。仕事にも支障がジワリジワリと出てくるようになってきておりました。その部分を補うものとしてタスク研修を1年位前から月1回学習してきました。（晴れてこの8月に終了しました）この講師は、自らもタスク管理の必要性を感じ、タスク管理を身につけたSHIP障害福祉サービス事業部の上田部長が担当してくれました。
『研修前』
◎今までは…仕事を1つ1つ思いついたままスマホのメモ機能に記録していました。それをいつまでに行うかというのは余り考えておらず、とにかく思いついたままにという感じでメモしていました。それもあり、整理がついていないまま、なんとなく早くやらなくてはいけない仕事をこなしていました。備忘録的なメモの取り方ですね。
…これでは優先順位が分からず、時間の見通しやどこまでやれば今日の仕事はOKなのかが分かりません…そんな状態から研修はスタートしました。
『研修初頭』
◎メモ機能の整理と仕事の優先順位をつける為に講師のipadのタスク表を参考にしつつ、自分も分かりやすいように「その日に行う仕事」と「やらなければいけない仕事」のタスク表をA4紙で作ってみました。それと共に仕事の一覧を作り、早めに行わなければいけない仕事、期限ありの行わなければいけない仕事を分けて作成し、その日に行う仕事表に落としていきました。
・「その日に行う仕事」「やらなければいけない仕事」表
・「仕事の一覧」表
『研修中盤～終盤』
◎その後、自分の担当の件の仕事や自分でやらなければいけない仕事を増やしてしまい、自分で自分を苦しくしてしまう…なんて事が発生してしまいました。完璧になんか出来ない事は頭のどこかでは分かっていても、仕事をやりだすと自分はそれを求めてしまう所があり、結局仕事が滞って先に進まない事が多かったです。そんな悩みを含め、他の職員に仕事を振る事を少しづつ訓練しながら、毎月の研修ごとに講師から助言を頂き、マイナーチェンジを毎月のように進めていきました。（たくさんあるので写真は割愛致します(;^_^A）
『研修最終』
最終系が今の段階でこちらになっております。
・「その日に行う仕事」「やらなければいけない仕事」表
・「仕事の一覧」表
当初A4の紙に落としていた「その日に行う仕事」表は大きすぎて持ち運びに不便で、自分として効率が悪くなってしまいました。手帳は必ず持ち運ぶので、100均で購入した“貼れるポケット”を使い、追加の仕事があっても手軽にリストに記載できる所から、今の大きさに変更しています。結局、「仕事の一覧」表はスマホのメモ機能と被る事と記載する手間からなくしており、直にその日に行う仕事のタスクをメモ機能から記載を行っております。突発的に発生した仕事も、メモ機能に記載するか、あるいは明日の「その日に行う仕事」表に記載を行っています。仕事リストの下の欄にMEMO出来るスペースを作り、ちょっとしたメモが出来るようにもしました。まだまだ、改良の余地は充分ありますが、現状今日はこれをやれば良いとの整理がだいぶ出来て、気持ちも楽になってきております。
もし同じ悩みをお持ちの方がいらっしゃったら、今回紹介したタスク管理方法を試してみることをオススメします。